strategische veranderingsprocessen
Column Marco Maréchal

Column Marco Maréchal

Als we gaan spelen dan spelen we binnen de zandbak! Kent u bovenstaande uitdrukking?

Ik moest hier aan denken toen ik bij een potentiële klant binnenkwam en ze mij vertelden wat het is, waar zij tegenaan lopen, namelijk; ‘hoe vertel ik de omgeving dat zij voor het komende half jaar 25 kilometer moeten omrijden, elke dag weer, om thuis te komen, omdat er een vertraging is met de werkzaamheden in hun omgeving?’. In een tweede informatie avond met alle bewoners, stakeholders, samenwerkingspartners, de voorzitters van de dorpsraden en een paar overheidsorganisaties, kwam dit opnieuw aan de orde. Vanwege niet voorziene omstandigheden bleef de omgeving voorlopig nog even moeilijk bereikbaar. Boze mensen in de zaal wilden graag weten wat de reden was van de vertraging en wanneer het dan wél af zou zijn?

Ik kwam er al gauw achter, door een aantal vragen te stellen over deze situatie, dat de betrokken partijen niet meegenomen waren in het fenomeen ‘spelen in de zandbak’. Dat zij binnen de zandbak de mogelijkheid hebben om hun zegje te doen, hun zienswijze in te dienen en dat zij de mogelijkheid hebben om via een inspraakprocedure invloed uit te oefenen. Er was wel informatie verstrekt in de eerste informatiebijeenkomst, maar mijn potentiële klant had nagelaten om bovenstaande helder aan te geven. Binnen no time stond de plaatselijke TV en radio in de straat om het geleden leed op film vast te leggen, met alle (negatieve) beeldvorming van dien.

Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg ervoor dat tijdens de informatie avond de contouren en mogelijkheden van de zandbak worden aangegeven. Ben jezelf ervan bewust dat het vaak over beleving en emoties gaat bij mensen. Speel hier op in en weet welke belangen er zijn bij de diverse betrokken groepen mensen. Dit kun je doen door een stakeholdersanalyse en door gebruik te maken van klankbordgroepen of burgerparticipatie. Mensen willen graag serieus genomen worden en gehoord worden. Ze willen ook dat er iets wordt gedaan met hun input.

Zoals eerder gezegd, voorbereiding is essentieel voor het hele team dat met het traject/project bezig is. Je moet elkaar bevragen om binnen het project de juiste boodschap en het juiste gevoel naar buiten te krijgen. Het inspelen op en het toetsen van de verwachtingen bij de betrokken kan veel leed, juridische strijd en vervelende imagoschade voorkomen. Als je een zandsculptuur gaat maken in de zandbak ga je ook eerst het einddoel en het beeld met elkaar bespreken, alvorens aan de slag te gaan. Veel succes en geniet de komende dagen op het strand!

Marco